Contoh Rangkuman Spesifikasi Proses Analisa dan Perancangan SI

SPESIFIKASI PROSES DALAM ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

SPESIFIKASI PROSES (PROCESS SPECIFICATION). Spesifikasi proses merupakan alat bantu (tools) sistem yang menjelaskan perilakuperilaku proses yang ada dalam diagram aliran data. Dalam hal ini deskripsi dari apa yang terjadi di dalam setiap level paling dasar, bulatan konvensional pada diagram alir data. Kegunaan proses spesifikasi cukup penting untuk ke depannya, hal ini mendefinisi apa yang harus dikerjakan untuk merubah input menjadi output. Hal tersebut merupakan gambaran detail kebijakan bisnis user yang dibawa oleh setiap lingkaran. Spesifikasi Proses menggambarkan kejadian di dalam setiap bubble pada level terbawah pada data flow diagram. Spesifikasi proses mendefinisikan kegiatan yang harus dilakukan untuk mengubah input menjadi output (Edward Yourdon, Modern Structured Analysis, hal. 203). Sepsifikasi proses digunakan untuk mendeskripsikan proses yang terjadi pada level yang paling dasar dalam DFD. Model ini berfungsi mendeksripsikan apa yang dilakukan ketika masukan ditransformasi menjadi keluaran. Ada berbagai macam tools yang dapat kita gunakan untuk menghasilkan suatu spesifikasi proses: tabel keputusan, Bahasa Inggris terstruktur, pre/post condition, flowcharts, diagram Nassishneiderman, dan lain sebagainya.

Contoh pembuatan spesifikasi proses.

Perhatikan diagram primitif dibawah ini :

Contoh Diagram Rinci dengan Proses primitif

Berdasarkan diagram primitif diatas, maka bentuk dari spesifikasi proses untuk diagram tersebut adalah sebagai berikut :
 

Spesifikasi Proses untuk Proses 5.1.p Laporan Kearsipan

·                     Proses : 5.1

·                     Nama proses : Laporan Kearsipan

·                     Masukan : data_arsip, data_non_arsip

·                     Keluaran : lap_data_arsip, lap_data_non_arsip

·                     Uraian : memberikan laporan data arsip dan data non arsip

Spesifikasi Proses untuk Proses 5.2.p Laporan Pemusnahan

·                     Proses : 5.2

·                     Nama proses : Laporan Pemusnahan

·                     Masukan : data_arsip_yg_dimusnahkan, data_non_arsip_yg_musnah

·                     Keluaran : lap_arsip_musnah, lap_non_arsip_musnah 

·                     Uraian : Membrikan laporan pemusnahan arsip dan non arsip

ANALISA/RANCANGAN MASUKAN

Analisa atau rancangan masukan yang digunakan untuk mendeskripsikan atau mejelaskan suatu data inputan yang telah dianalisa atau yang akan dirancang. Sebagai contoh pada sebuah sistem kearsipan pegawai diketahui terdapat inputan berupa lembar pinjaman arsip. Maka bentuk analisa masukan untuk data lembar pinjaman arsip adalah sebagai berikut :

Contoh Lembar Peminjaman Arsip

Analisa Masukan untuk Lembar pinjaman arsip 

·                     Nama Masukan : Lembar peminjaman

·                     Fungsi : Digunakan pada saat Unit Kerja ingin melakukan peminjaman arsip kepada Unit Kearsipan.

·                     Media : Kertas

·                     Sumber : Unit Kerja

·                     Distribusi : Unit Kearsipan

·                     Jumlah : Tiga lembar

·                     Periode : Sesuai dengan kebutuhan Unit Kerja 

·                     Isi Data : No_peminjaman + tgl_peminjaman + nip + nama + unit + no_dokumen + nama_dokumen + jml_dokumen + peminjam

Biasanya yang dituliskan pada isi data adalah field-field atau data-data yang bisa di input ke dalam sebuah database. Untuk kop surat, judul surat, dan tanda tangan peminjam tidak perlu dituliskan pada isi data karena hal-hal tersebut tidak perlu diinput ke dalam database.
Berdasarkan analisa masukan diatas, maka seorang analis juga bisa membuat rancangan masukan yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan sistem. Pada contoh kali ini, analis merancang masukan yang baru untuk lembar pinjaman arsip dengan nama masukan permintaan peminjaman arsip yaitu sebagai berikut : 

Rancangan Masukan untuk Permintaan Peminjaman Arsip 

·                     Nama Masukkan : Permintaan Penggadaan Arsip

·                     Fungsi : Digunakan pada saat Unit Kerja ingin melakukan peminjaman arsip kepada Unit Kearsipan

·                     Media : Kertas.

·                     Sumber : Unit Kerja

·                     Distribusi : Unit Kearsipan

·                     Jumlah : 1 lembar

·                     Periode : Setiap ingin melakukan penggandaan arsip.

·                     Isi Data : No_peminjaman + tgl_peminjaman + nip + nama + unit + no_arsip + nama_arsip+ + jenis_arsip + jml_arsip+ peminjam

Pada rancangan masukan permintaan pengadaan arsip, mengusulkan agar lembar untuk permintaan peminjaman atau penggadaan arsip tidak perlu dibuat menjadi 3 lembar. Cukup dibuat dalam satu lembar. Hal ini dikarenakan sistem sudah terkomputerisasi sehingga tidak diperlukan lagi pemberkasan manual.

ANALISA/RANCANGAN KELUARAN

Sama halnya dengan analisa atau rancangan masukan, analisa atau rancangan keluaran juga dibuat untuk mendeskripsikan atau menjelaskan suatu data keluaran yang telah dianalisa atau telah dirancang. Sebagai contoh adalah analisa dan rancangan keluaran untuk pembuatan laporan data arsip.

Analisa keluaran untuk laporan kearsipan 

·                     Nama Keluaran : Laporan Kearsipan

·                     Sumber : Unit Kearsipan

·                     Distribusi : Pimpinan

·                     Fungsi : Sebagai laporan kegiatan kearsipan yang berjalan pada Unit Kearsipan

·                     Media : Kertas

·                     Jumlah : Tiga Rangkap

·                     Periode : Satu tahun sekali

·                     Isi data : no_lap + tgl_lap + nip + nama + gol + unit_kerja+ no_dokumen + nma_dokumen + tgl_dokumen + status

Perhatikan bentuk form untuk Laporan Data Arsip yang sudah ada. Laporan dibuat tidak secara keselurahn tapi dibuat perorang. Jadi, satu orang satu laporan. Hal ini membuat pengerjaan menjadi tidak efisien. Oleh karena itu, dibuatlah rancangan usulan untuk laporan data arsip yang baru.

Rancangan keluaran untuk laporan Daftar Arsip

·                     Nama Keluaran : Laporan daftar arsip

·                     Fungsi : Sebagai laporan daftar arsip yang ada.

·                     Media : Kertas

·                     Sumber : Unit Kearsipan

·                     Distribusi : Pimpinan

·                     Jumlah : 1 lembar

·                     Periode : Setiap satu tahun sekali

·                     Isi data :  no_lap + tgl_lap + nip + nama + gol + unit_kerja+ no_arsip + nma_arsip + tgl_arsip + jenis_arsip + status_arsip

Pada rancangan keluaran laporan daftar arsip, tidak perlu dibuat menjadi 3 rangkap. Cukup dibuat dalam satu rangkap. Hal ini dikarenakan sistem sudah terkomputerisasi dan data-data kearsipan telah tersimpan didalam database sehingga tidak diperlukan lagi pemberkasan manual. Dalam satu rangkap tersebut, data disusun secara keseluruhan bukan laporan perorangan. Sehingga lebih efisien dan mudah untuk dibaca.

Referensi : blogspot.com/-vbPZe0jfnOA/T4WKNM-PlYI/AAAAAAAAAJE/jG0oph0ePAo

Share on Facebook Plus on Google+